Kolom Narasi – Pengelolaan akun Online Single Submission (OSS) sangat krusial bagi perusahaan, terutama skala menengah dan besar. CEO Easybiz Leo Faraytody menekankan pentingnya strategi dalam mengelola akun OSS perusahaan. Menurutnya, OSS merupakan gerbang utama seluruh proses perizinan usaha, sehingga setiap perusahaan harus lebih sadar dalam memantau serta merawat akun OSS mereka.
“Dalam dua sampai tiga tahun terakhir, kami menemukan banyak perusahaan besar dengan ribuan karyawan dan operasi yang tersebar di berbagai wilayah justru kurang memperhatikan akun OSS mereka. Padahal OSS ini adalah pintu untuk semua perizinan, termasuk ketika perusahaan ingin melakukan ekspansi atau menambah kegiatan usaha,”
ujarnya dalam kegiatan Diskusi Hukumonline: Strategi Efektif dalam Mengelola Akun OSS Perusahaan untuk Memenuhi Kewajiban Pelaporan di Jakarta, Kamis (18/9).
Ia mengingatkan, sistem OSS tidak jarang mengalami perubahan status akibat kebijakan baru pemerintah. Misalnya, izin yang sudah terbit bisa saja berubah status secara tiba-tiba. Maka dari itu, pengelolaan akun OSS harus di lakukan secara konsisten oleh divisi tertentu di Perusahaan, misalnya bagian legal atau corporate secretary, agar koordinasi berjalan lebih lancar. Hal ini, kata dia, penting karena dalam akun OSS tersimpan data sensitif perusahaan, mulai dari perizinan hingga informasi direksi dan komisaris.
“Banyak perusahaan mempercayakan pengelolaan akun OSS kepada pihak ketiga, seperti notaris atau konsultan. Itu tidak masalah, asal benar-benar di kelola dengan bertanggung jawab. Jangan sampai data perusahaan bocor atau di salahgunakan,” tegas Leo.
Selain faktor keamanan, ia menyoroti masalah praktis. Perusahaan kerap menyerahkan akun OSS kepada satu personel, tanpa memikirkan risiko jika orang tersebut sakit atau bahkan resign. Sebagai perusahaan yang berkecimpung di dunia perizinan, pihaknya sering menemukan kasus perusahaan tidak bisa mengakses OSS karena akun masih di pegang mantan karyawan yang sangat berisiko.
Leo juga menekankan perlunya konsolidasi agar perusahaan tidak memiliki lebih dari satu akun OSS. Ia mencontohkan kasus sebuah perusahaan yang ternyata memiliki dua akun berbeda akibat inisiatif cabang daerah. “Kalau ada dua akun, tentu mitigasi dan pengelolaannya jadi lebih rumit. Sebaiknya hanya ada satu akun yang dikelola secara jelas,” ujarnya.